一、员工个人档案上必须有入厂上岗时间（最好不是周六、日或国家法定休假日）、本人身份证复印件（在有效期内，如果过了有效期的需要及时更换，来不及更换的必须提供由公安部门开具的户籍证明）、本人近照，如有必要像特殊类工种（如焊工、电工）还必须具有相关特种作业证件的复印件和资料。需要特别注意的是档案表上必须要有员工签名确认。

二、个人资料上的姓名、出生日期必须保持与身份证上的一致。因为在中国一些偏远地区有些人的身份证为了“找工作”而做过手脚甚至还有办理假证的，还有一些在办理身份证的过程中出现过失误（如把姓名中的一个字写成了同音字），所以必须注意他们之间的一致性。沃尔玛是不接受在汉字结构上不一致的档案的。而人事部门必须注意识别员工身份证的真假，还有应辨别证件是不是其本人的。

三、在表格设计上尽量减少一些与验厂标准不一致的地方，在招聘过程中应对薪资予以明确，尽量把工资定在当地最低工资标准以上。如果在人事档案中不能体现工资多少，应补充一张表格——《员工薪资确定单》，以确定该员工的试用期工资和转正后的工资。

四、如果涉及到“试用”的问题，一定要注意试用期时间的确定，很多企业选择3个月的试用期，但是签订的劳动合同是一年，这样就违反了规定。一般来说，试用期的时间（月）/合同年限一般是1/1的关系，也就是3年的话签订3个月的试用期为妥，1年合同只允许 最多1个月的试用期。不管把合同延长到3年以后多少，试用期都不得多出6个月。老员工续签劳动合同时不应该有试用期。这一项内容在签订劳动合同时必须注意。

五、劳动合同的签订必须在新员工入厂15天内，不得无故延长。但是灵活的地方是你签订合同的合同约定年限的开始时间可以在这15天内选择，不一定按照新员工上岗的时间签订（当然能一致是最好了）。劳动合同鉴证必须在员工入厂一个月内完成。

六、若与员工签订的劳动合同内容中涉及停工待料补贴工资的问题和商业保密的问题，就要特别地注意了。补贴工资的最低标准就是按照当地最低工资标准执行，签订的商业保密也必须遵守国家法律法规的有关规定。

七、合同签订之后必须将合同的副本发一份给员工，其实合同一般一式三份，公司一份，劳动部门鉴证存档一份，员工本人一份，所以给员工一份劳动合同是很正常的事情。但是据我得知，有很多中国的企业合同是强制性签订的，合同发下来就立刻要求员工签订，员工连合同的内容是什么都来不及看清楚，所以有必要在准备验厂工作时做好员工收到合同的确认工作，制作一张表格要求员工收到签订好的合同确认签名。需要补充的是，有些地区现在劳动合同的鉴证是统一在一张表上（如浙江金华），上面会盖上劳动合同鉴证的印章，而在正式的合同上面不像以前那样在上面签上鉴证工作人员的姓名再盖上鉴证章，因此在给员工确认签字的时候，人事管理人员必须给予说明，并给其出具统一的鉴证表格，指出该合同签订员工姓名所在的位置，使其亲眼看到鉴证结果。

八、员工入厂不得收取入厂押金，扣押员工证件（特别是身份证）。